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关于做好文件材料归档工作的通知

文章来源: 发布时间:2017年02月27日 点击数: 字体:

各学院,机关各部、处、室,各有关直属单位:

为准确、完整、系统地收集、保存学校2016年的文件材料,根据《高等学校档案管理办法》有关规定,现就做好归档工作通知如下:

一、归档范围和归档时间:

1)机关各部、处、室,各有关直属单位形成的党群、行政、教学、外事、出版物、声像类文件材料,经系统整理后应在5月底之前归档。

2)科研、基建、仪器设备类文件材料应在项目验收(竣工)后3个月内归档。

3)财会类档案由会计机构整理归档。当年形成的会计档案在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满后由会计机构移交综合档案室统一保管。

二、质量要求:

1)归档文件材料应齐全完整;纸质文件材料应为原件;上级来文与文件处理单并存,本校文件与文件签发单、定稿并存,正文与附件并存。

2)实行纸质文件、电子文件双套归档制。无电子文件的纸质文件归档,有电子文件的与纸质文件同时归档;电子文件归档时,必须同时提供纸质文件。

3)本校形成的文件材料用纸应规范,书写、打印、用印等应用耐久材料;字迹、印信等应清晰、完整;责任者和成文时间应标明。

4)声像材料归档时应附有文字说明,并注明责任者、形成时间、内容等,归档的声像材料应图像清晰、音质良好。

5)毕业班合影照片尺寸控制在长30CM,宽25CM。

三、归档程序:

各归档单位兼职档案员(名单见校行字(2014)9号文)负责统一向综合档案室档案移交文件材料,移交时填写《淮北师范大学大学档案移交(接收)登记簿》,一式两份,由移交单位和综合档案室相关人员签字移交,归档单位和综合档案室各执一份,以备查验。

四、学校综合档案室图书馆北楼六楼,电话:3802097邮箱:751393386@qq.com

特此通知。

 

 

附件:淮北师范大学大学档案移交(接收)登记簿

 

 

学校办公室

2017年2月27日