常用公文写作格式与技巧(二)

文章来源: 发布时间:2013年05月06日 点击数: 字体:

(三)公布性文种的写法
1、公告和通告
   公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种。
   通告是在一定范围内、公布应当遵守或周知事项时使用的文种。
   两者的不同点主要有三条:
一是从所宣布告知的事项看,公告重于通告;
二是从宣布告知事项的范围看,公告大于通告。公告是面向国内外的,通告是面向国内或国内局部范围的;
三是从发布两告机关看,公告发布机关级别高,是党和国家的高级机关;通告,上至中央,下至基层机关及国有企事业单位均可使用;
四是从所发布的方式看,公告是采用新闻手段,通过电台、电视台以及报纸等形式予以发布;通告既可采用公告的手段公开发布,也可在内部行文。
两告都是短篇公文,撰写时必须文字简要、层次清晰。一是要直陈其事,不绕弯、不兜圈;二是可说可不说的不说,可少说的不多说。文字简要,才便于人们牢记、遵守。

注:二者混用问题亦经常发生。校内信息发布确需周知的,一般用通告,不宜用公告文种。

(四)信函性文种的写法
1、函
   函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成:
(1)标题
   函的标题有两种形式:发文机关名称+事由+文种,如,淮北师范大学关于XXX的复函;事由+文种,如“关于恳求XXX的函”或“关于申请XXX的函”;“关于请求批准XXX的函”。
(2)受文机关:顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。
(3)正文:
开头概括交代发函的原因和目的,常用“现将有关问题说明如下:”、“现将有关问题复函如下:”等习惯用语过渡转入主体。
主体部分要简洁得体,问题、意见要写得明确。
结语。根据不同类型的函件事项,选择“特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。便函也可使用“此致.敬礼”等敬语。
落款。在右下方署明发文单位名称,加盖公章并在下面写明年、月、日期。

(五)其他常用应用文的写法
1、介绍信  
    介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。介绍信具有介绍和证明的作用。
介绍信通常有两种形式:
普通介绍信。用公文纸书写:
(1)在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字,字要比正文大些。
(2)联系单位或个人的称呼。
(3)被介绍人的姓名、身份、人数(派出人数较多,可写成“×××等×人”)。
(4)接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。
(5)本单位名称和写信日期,加盖公章。
带存根的印刷介绍信有规定格式,使用只须填上有关内容。
(1)存根部分简填,以便日后查考。
(2)本文部分要填写详细些。
(3)派人联系办理重要或保密事情,要注明被派人员的政治面貌、职务。
(4)重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字,有的还要限制有效期。
(5)除本文部分需加盖公章外,存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。

2、申请书
    申请书是个人或集体向组织表达愿望,向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。申请书应把该写的问题写清楚,但也要注意精炼。申请书一般是一事一书。
(1)在申请书的第一行正中写申请书的名称。如:“入党(团)申请书”、“开业申请书”等,字体较正文稍大。
(2)写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。
(3)写申请书的具体内容:
申请的事情或理由最好分段写,以便接受申请的一方把握要领。
申请的理由比较多,可以从几个方面、几个阶段谈认识。
(4)结尾写表示敬意的话,如“此致敬礼”、“请领导批准”等语,也可以不写。
(5)最后写申请人姓名或申请单位名称(加盖公章)和写申请书的日期。

3、工作计划 (要点)
    计划,是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。写工作计划要求简明扼要、具体明确,用词造句必须准确,不能含糊。
工作计划的格式:
(1)计划的名称。包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素,如“××团委2006年工作计划”。
(2)计划的具体要求。一般包括工作的目的和要求,工作的项目和指标,实施的步骤和措施等,也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。
(3)最后写订立计划的日期。
工作计划的内容。一般地讲,包括:
(1)情况分析(制定计划的根据)。制定计划前,要分析研究工作现状,充分了解下一步工作是在什么基础上进行的,是依据什么来制定这个计划的。
(2)工作任务和要求(做什么)。根据需要与可能,规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。
(3)工作的方法、步骤和措施(怎样做)。在明确了工作任务以后,还需要根据主客观条件,确定工作的方法和步骤,采取必要的措施,以保证工作任务的完成。

4、工作总结  
    总结,就是把某一时期已经做过的工作,进行一次全面系统的总检查、总评价,进行一次具体的总分析、总研究;也就是看看取得了哪些成绩,存在哪些缺点和不足,有什么经验等。
基本情况。
(1)总结必须有情况的概述和叙述,有的比较简单,有的比较详细。这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。
(2)成绩和缺点。这是总结的中心。总结的目的就是要肯定成绩,找出缺点。成绩有哪些,有多大,表现在哪些方面,是怎样取得的;缺点有多少,表现在哪些方面,是什么性质的,怎样产生的,都应讲清楚。
(3)经验和教训。做过一件事,总会有经验和教训。为便于今后的工作,须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中,并上升到理论的高度来认识。
(4)今后的打算。根据今后的工作任务和要求,吸取前一时期工作的经验和教训,明确努力方向,提出改进措施等。
写好总结需要注意的问题
(1)总结前要充分占有材料。最好通过不同的形式,听取各方面的意见,了解有关情况,或者把总结的想法、意图提出来,同各方面的干部、群众商量。一定要避免领导出观点,到群众中找事实的写法。
(2)一定要实事求是,成绩不夸大,缺点不缩小,更不能弄虚作假。这是分析、得出教训的基础。
(3)条理要清楚。总结是写给人看的,条理不清,人们就看不下去,即使看了也不知其所以然,这样就达不到总结的目的。
(4)要剪裁得体,详略适宜。材料有本质的,有现象的;有重要的,有次要的,写作时要去芜存精。总结中的问题要有主次、详略之分,该详的要详,该略的要略。
(5)总结的具体写作,可先议论,然后由专人写出初稿,再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔,或亲自主持讨论、起草、修改。

注:某些部门(单位)年度工作总结、工作要点过于冗长,应主要选择重点、亮点、难点、突破点来谈,务虚性的内容少谈或不谈。