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关于推进档案数字化建设工作的思考

文章来源:参考网 发布时间:2018年09月03日 点击数: 字体:

摘 要:在当前知识经济时代,知识和信息成为社会发展中必不可少的要素,档案作为信息的重要来源之一,人们对档案信息资源的开发利用越来越重视,这也加快推动了档案数字化建设的进程。档案数字化建设作为档案信息化建设的重要内容,需要档案管理人员充分的掌握信息化技术,并将其在档案工作中进行有效应用,从而进一步推进档案数字化建设进程,为档案事业的健康、持续发展奠定良好的基础。

关键词:档案资源;档案数字化;数据库建设;安全管理;数字化技术

 

在社会快速发展过程中,档案发挥着越来越重要的作用,这也使人们开始重视档案信息资源的开发利用。在计算机技术和网络技术的支持下,档案加快了数字化发展进程,数字化档案的实现有效的提高了档案信息查阅的速度,为档案资源的开发利用打下了坚实的基础,因此需要加快推动档案数字化建设进程,提高档案管理的规范化和标准化,更好的促进档案工作的有序开展。

1 档案数字化建设的意义

在档案数字化建设过程中,充分的利用各种先进的科学技术来实现档案信息资源的收集和整理,并对档案信息资源进行分类存储和加工,通过建立档案信息资源库,从而实现对存档档案信息的快速检索和查询,使档案利用者能够快速获取到所需要的档案信息,有效的提高档案信息资源的利用效率,实现档案信息的共享。

(一)档案数字化满足了社会的发展需要

由于档案资料信息量丰富,而且利用多种载体来对档案信息进行记载,具有重要的社会价值。人们为了能够快速、便捷的获取到更为准确性的档案信息,则对档案管理工作提出了更高的要求。通过加强档案数字化建设,可以实现档案信息的快速查询,而且档案信息保存更具便利性,有效的提高了档案管理效率,实现了档案信息资源的共享,更好的发挥出了档案的重要价值。

(二)档案数字化顺应了档案管理的发展

档案数字化具有更为明显的优势,其不仅容量较大,而且易于保存,能够节约大量的档案储存空间和成本,而且数字化档案更便于查阅,能够快速检索到所需要的档案信息,在档案利用时不受时间和空间制约,给档案需求者带来了更多的便利,同时也现档案管理工作的发展相适应。

(三)档案数字化有利于档案资源的开发

档案数字化建设是档案信息资源开发利用的重要基础和保障,通过推进档案数字化建设,能够使档案资源更好的为社会服务。而且档案数字化工作有效的提高了档案信息的准确性,实现了档案信息资源的真正共享,有效的推动了档案资源的开发利用进程,从而更好的发挥档案信息在社会发展过程中的重要作用。

2 推进档案数字化建设的措施分析

(一)加强档案标准化和规范化建设

在当前档案数字化建设工作中,由于档案信息数字化不标准,这对档案数字化建设带来了较大的阻碍。因此需要加强档案标准化和规范化建设,这不仅是档案管理工作的基础,同时也档案数字化建设的重要保障,只有档案信息实现了标准化和规范化,档案数字化建设工作才能有序的开展。

(二)加强档案数据库建设和管理

数字化信息技术的发展促使档案管理工作不断取得了新的成绩。但是,仍有一部分工作做得不到位,即目前还没有建立一个完备的数据库。档案数字化建设的关键问题就是数据库的建设和管理。有关部门应该应用当前快速发展的信息技术,不断建设和完善数据库;数据库的建立是一个漫长的、由单个到群体的循序渐进的过程。要加强数据库建设和管理,有关领导就必须要求单位上下统一认识,充分认识数据库建设的重要性;坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合,遇到问题共同探讨和解决。此外,在建设数据库的过程中要突出重点,打破传统思想的束缚,实现由单一的数据库向系统的数据库发展;在数据库的管理过程中,要能够重点面向应用、建立活库,应用数据库的使用頻率和效率来考核数据库的活性等。

(三)加快推进档案数字化制度建设

通过建立现代档案管理制度,提高档案业务流程和文件的数字化管理意识,才能更好的提高数字化档案管理水平。当前档案数字化发展过程中,相关标准和规范还不完善,这就需要寻求能够与自身发展实际相适应的数字化档案管理系统,统一的档案管理系统需要统一的制度,因此构建统一的标准规范和统一的业务流程,从而为档案数字化建设提供制度保障。

(四)提高档案管理人员的技术水平

在当前档案数字化建设过程中,需要努力提高档案管理人员的技术水平,构建专业化的档案管理人员队伍。因此需要重视档案管理人员的培训工作,通过对现有档案管理人员开展计算机技术和网络技术等内容的专业性培训,努力提高档案管理人员的计算机应用水平,从而在实际工作中能够熟练操作计算机,并运用数字化档案管理软件,能够有效的防范网络安全,提高档案数字化建设的安全性。同时档案管理人员要还要全面系统的学习过档案管理知识,这样才能更加灵活将信息技术与档案管理工作有效的结合起来,提高档案信息的正确性和完整性,为档案数字化建设质量的全面提升奠定良好的基础。另外,档案管理人员还要重视自身职业道德素质的提高,这对档案管理质量和档案数字化建设质量都具有非常重要的意义。

(五)要引进和应用先进的档案管理软件

管理软件作为档案数字化建设的管理系统,必须与计算机与网络升级同步,即必须让管理软件进行相应的升级更新。否则随着计算机系统的发展,管理人员将无法打开管理软件,或者网络升级使得管理软件在互联网中无法识别,从而影响档案的数字化建设。此外,要引进和应用先进的档案管理软件,加快和促进档案数字化建设的更新升级,促使数字化档案管理能够更加顺畅,应用更加方便,从而真正达到数字化档案管理的目的。

(六)加强档案数字化安全管理

随着计算机技术、网络技术的不断发展,各种黑客、木马、病毒等威胁网络安全的因素在层出不穷的出现,而对于档案的数字化建设过程中也应该提升对这些因素的重点关注。在这种情况下,就需要在档案的数字化建设中采用防火墙技术、数据备份技术、加密技术等来加强档案数字化的安全管理水平。同时,相关档案管理人员也应该提升自身的安全防范意识,采取有效的措施来防范风险时间的发生。

3 结束语

在当前信息时代,档案数字化时时代发展的必然要求,同时也档案管理工作的主要趋势。档案数字化对档案管理部门提出了严竣的挑战,同时也给档案管理工作带来了重大机遇,档案管理理念、档案管理模式和档案载体等都发生了巨大的变化。因此在实际工作中,需要档案管理人员要勇于接受挑战,抓住机遇,加快推动档案数字化建设进程,为档案信息资源的开发利用奠定良好的基础,使档案能够更好的服务于社会和经济的发展。

 

参考文献

[1]孙宁宁.档案数字化管理体系建设问题研究[J].黑龙江史志,2014,03.

[2]赵秀艳. 档案数字化建设中存在的安全问题与对策分析[J].黑龙江科技信息,2011,36.

[3]陈晓玲. 略论档案数字化建设过程中面临的若干问题[J].档案天地,2011,12.