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淮北师范大学档案管理办法

文章来源: 发布时间:2012年08月30日 点击数: 字体:
 
第一章  总则
    第一条  为了加强我校档案的科学管理,提高档案工作水平,促进档案工作更好地为学校各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》和有关文件精神,结合我校实际,特制定本办法。
    第二条  本办法所指的档案,是我校各项活动中形成的、反映学校历史的、对学校和社会有保存价值的各种形式和载体的文件材料。
    第三条  学校档案工作是学校各项管理工作的组成部分,是办好学校的重要基础工作之一,学校将此项工作纳入整体发展规划和部门的职责范围,逐步做到“四同步”,即布置、检查、总结、验收各项工作时,要同时布置、检查、总结、验收档案工作"加强对档案工作的领导和管理。
 
第二章  档案管理体制和任务
    第四条  学校档案工作由一名院领导直接分管,同时接受国家各级档案行政管理部门指导、监督与检查。
    第五条  学校档案工作机构是综合档案室。   
    第六条  学校综合档案室既是学校档案工作职能部门,也是永久性保存和利用档案的科学文化事业机构。
    第七条  学校综合档案室的基本任务是:
    (一)贯彻执行国家、部、省关于档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作。
    (二)制订学校关于档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查执行情况。
    (三)负责接收(征集)、整理、分类、鉴定、统计、保管全校各类档案及有关资料。
    (四)开展档案的开放、利用服务工作。
    (五)负责编辑档案参考资料,编制检索工具,积极开发档案信息资源。
    (六)负责对全校档案工作人员的业务培训。
    (七)开展档案的宣传工作和利用者教育活动,提高全校师生员工的档案意识。
    (八)开展档案学术研究。
    第八条  对需要特殊条件保管和利用频繁且具有一定独立性的档案,根
据实际情况设立分室管理,分室是档案部门的分支机构,受档案部门和业务
主管部门双重领导。
    第九条  学校各院、系、部、处、室及直属单位等归档部门,必须配有相应的专(兼)职档案人员。
 
    第三章  档案工作人员
    第十条  档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守纪律,具备一定的科学文化水平,并根据所承担的档案工作,不断学习和钻研,努力做到又红又专。
    第十一条 档案工作人员属档案专业技术人员,按《档案专业人员职务试行条例》,实行专业技术职务聘任制。
 
第四章  档案的归档、移交和接收工作
    第十二条  学校各类档案应分别根据具体要求建立和完善立卷归档制度,并应纳入教学、科研和管理等单位具体工作人员的职责范围,做到教学、科研、党政管理等各项工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。
    第十三条  努力做到档案工作与学校各项工作实行“三纳入”“四同步”管理,即纳入学校计划和规划、纳入管理制度、纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收学校各项工作时,同时布置、检查、总结、验收档案工作。
    第十四条  学校在对科研成果、产品规划与试制、基建工程、仪器设备进行鉴定、验收时,要做到有档案部门人员参加,有关业务主管部门应会同档案部门对应归档的文件材料、科技资料加以审查并签署意见,做到没有完整、准确、系统的文件材料的项目不予验收、不予申报科技成果奖励。
     第十五条  学校各类档案实行文件材料形成部门、课题组立卷制度,立卷人按文件材料的自然形成规律,加以系统整理立卷,然后排页号或件号,填写目录,并按档案部门规定的时间、程序办理移交手续。综合档案室工作人员负责对各归档单位工作人员进行业务指导。
     第十六条  归档的文件材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,归档的
范围、时间应按各类档案的归档要求。
     第十七条  学校档案由校综合档案室永久保存。但在国家需要时或学校档案部分列入有关国家档案馆接收范围时,应向有关国家档案馆提供所需部分档案的原件或复制件。
     第十八条  学校教职工及各级党政部门在从事教学、科研、党政管理和其它各项工作中形成的各种载体形式的文件材料,必须按照规定向校综合档案室移交、集中管理,任何个人不得据为己有。
 
第五章  档案的管理和利用
     第十九条  校综合档案室要对全部室藏档案进行科学分类、编号、排架、编制各种检索工具,逐步实现档案的现代化管理,提高业务管理水平和服务质量。
     第二十条  校综合档案室应建立档案保管制度,不断改善档案保管条件,研究和改进档案保护技术,及时修补、修复破损的档案,延长档案使用寿命,维护档案完整与安全。做好档案的统计工作,定期对全宗内案卷数量、进出情况、利用情况进行检查和统计。
     第二十一条  档案的保密审查应在院保密委员会的领导下,由综合档案室会同有关部门根据有关法令文件的规定定期进行,对已满规定保密期限的档案及时予以调整密级或解密,以便于档案的开放和利用。
     第二十二条  校综合档案室应定期对保管期限已满的档案进行鉴定。对已失去保管价值的档案,应在征得有关部门和课题组的同意,并造册报经院长办公室批准后,予以销毁。.未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。
     第二十三条  校综合档案室应积极主动的开展档案的利用工作,制订档案借阅制度和复制制度,创造良好的阅档条件,为利用者提供方便;要积极开展档案的编研工作,充分开发档案信息资源。
     第二十四条  凡持有合法证明的单位和个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属于开放范围的档案,在不侵犯知识产权的情况下可以摘录和复制。对于要求查阅、摘录、复制属尚未开放的档案,应持介绍信并经综合档案室主任批准后方可办理。如需利用涉及党政机密或科技机密的档案,须经院长办公室主任或院保密委员会批准,必要时报请院领导审批。
 
第六章  奖励与处罚
     第二十五条   校综合档案室建立检查考核和评估制度,明确岗位职责,对优秀的专兼职档案工作人员和有突出服务成果、研究成果的人员,给予适当奖励。
     第二十六条  对违反《档案法》的人员,应予以批评教育;对情节严重,给工作造成损失者,应按有关规定程序和办法予以处罚。
第七章  附则
     第二十七条  本办法自公布之日起执行,本办法解释权在校综合档案室。